Gyorsabb, olcsóbb
Ma már az áfatörvény lehetővé teszi ennek a folyamatnak a teljesen elektronikus úton történő lebonyolítását, hiszen az egyszerűbb kereskedelmi dokumentumokon túl már – adott feltételeknek megfelelve – tisztán elektronikus számlát is kiállíthatunk partnereinknek. Ezek a feltételek megfelelnek a papíralapú bizonylatkezelés feltételeinek. Miszerint az előírásnak megfelelő minimálisan kötelező adattartalmat fel kell tüntetni, igazolnunk kell a dokumentum hitelességét (elektronikus aláírás és dátumbélyegző), másodpéldányt kell megőrizni (archiválás) és biztosítani kell az ellenőrzés lehetőségét (APEH XML formátum és az ehhez kapcsolódó nyomtatási kép).
Nagyon fontos az EDI szempontjából még az adattartalom. Mindenképpen különbséget kell tenni az ügyviteli rendszerből kinyert adattartalomban, ha mondjuk azt könyvelési céllal tesszük, vagy EDI rendszerben fogjuk felhasználni. Az EDI rendszerek sajátossága, hogy megkülönböztetnek kötelező és ajánlott adattartalmat. A kötelező adattartalom hiányában nem lehet szabványos elektronikus üzenetet készíteni, az ajánlott mezők használata pedig a felek kölcsönös megállapodásán alapul. Alapszabály, hogy minél több adat lesz az exportált fájlban, annál könnyebb lesz vele dolgozni. Ehhez lehetőség szerint kérjük ki szakember véleményét.
Az elektronikus adatcsere mindenképpen egy jó lehetőség cégünk versenyképességének javításához. Gyorsíthatja az ügyvitelt, egyszerűsítheti a könyvelést, megkönnyítheti a dokumentumok tárolását, bevezetésével jobb piaci pozíciót lehet elérni. Segíthet a takarékosságban is, hiszen a jelenlegi viszonylag olcsó hardverek használatával csökkenthetjük adminisztrációs költségeinket. Az elektronikus dokumentumokat nem kell kinyomtatni, lefűzni, raktározni – használatuk körülbelül 30 százalékkal olcsóbb a papíralapú dokumentumokénál.
Érdemes a téma további részleteiről egy szolgáltatónál tájékozódni, esetleg egyedi igények kidolgozására ajánlatot kérni. Ez a lehetőség a hazai piacon is elérhető és megfizethető szolgáltatás.
Nemes Tamás
A cikk szerzője az EDIsys Kft ügyvezető igazgatója, akinek e témáról szóló könyve hamarosan megjelenik.
