Alapfogalmak
Az EDI (Electronic Data Interchange) szabványosított, strukturált, elektronikus adatcsere számítógépek között, minimális emberi beavatkozással. Strukturált alatt azt értjük, hogy az adatszerkezet előre definiált, a minimális emberi beavatkozás pedig az egyes szoftverektől függően részleges vagy teljes automatizáltságot jelent. Nagy számú dokumentumok cseréjét teszi lehetővé informatikai rendszerek között.
Az EDI-ben használt fájlformátumok többnyire szigorúan kötött szabványok felhasználásával értelmezhetőek. Ilyen a legtöbbször előforduló EDIFACT, melynek szabályait az ENSZ erre szakosodott bizottsága tartja karban. Ez garantálja többek között a széles körű nemzetközi használhatóságot.
Léteznek olyan „szabványok” is amelyeket a használóik piaci tekintélye alapján szinte szabványként kezelünk, de igazából csak technológiai irányelvek. Ilyenek az Idoc, az SAP belső formátuma vagy a VDA, a német autóiparban elterjedt formátum. Egy .csv vagy .txt kiterjesztésű fájlt nem nevezhetünk szabványos üzenettípusnak, mert nincs elfogadott struktúrája, mindenki által szabadon változtatható az adattartalom és annak felépítése. Ez nem jelenti azt, hogy ezekkel a fájlformátumokkal nem lehetne EDI rendszert megvalósítani, de az csak a felek előzetes egyeztetése szerint működhet. Egy EDIFACT formátumot használó adatcserénél erre nincs szükség, hiszen a szabvány nyílt, így bárki elérheti, és az adott struktúrának megfelelően elkészítheti dokumentumainak kódolását.
Hogyan épül fel egy EDI rendszer?
Az ügyviteli rendszerben keletkezett dokumentumokat viszonylag egyszerűen és gyorsan eljuttathatjuk partnerünkhöz, aki azzal tovább dolgozhat. De mi történik akkor, ha partnerünk más ügyviteli rendszerrel vagy más fájlformátummal dolgozik, és ezért nem képes értelmezni a mi saját formátumunkat?
Erre a kérdésre ad választ egy EDI rendszer. Az EDI kommunikáció képes emberi beavatkozás nélkül bármilyen adatformátumból bármilyen másik adatformátumba az adatokat lefordítani és azokat önállóan partnereinkhez továbbítani.
A legfontosabb üzleti dokumentumok a rendelés, a szállítólevél és a számla. Ha ezeket elektronikusan állítjuk elő és egy EDI rendszeren keresztül továbbítjuk, lényegesen növelhetjük cégünk hatékonyságát. Az EDI szoftver automatikus üzenettovábbítással lényegesen gyorsabb, mint bármilyen más papíralapú dokumentumküldés.
Elektronikus adatcsere, forgalom bonyolítására több szolgáltató is kínál egymástól eltérő megoldást. Ezek többnyire egy biztonságos adatkapcsolattal rendelkező interfészen keresztül továbbítják a dokumentumokat a megjelölt partnerekhez. Ha az üzletmenet igényli, egyes dokumentumokról visszaigazolást is kaphatunk, lehet az a számla megérkezését igazoló nyugta vagy a rendelés tételeinek elfogadása, esetleg göngyöleg visszaszámlázása. Legtöbbször a szolgáltató küldő-fogadó szoftvere az ügyviteli rendszeren kívül elhelyezett Import/Export mappába dolgozik, így bármelyik rendszerrel képes együttműködni.
Gyorsabb, olcsóbb
Ma már az áfatörvény lehetővé teszi ennek a folyamatnak a teljesen elektronikus úton történő lebonyolítását, hiszen az egyszerűbb kereskedelmi dokumentumokon túl már – adott feltételeknek megfelelve – tisztán elektronikus számlát is kiállíthatunk partnereinknek. Ezek a feltételek megfelelnek a papíralapú bizonylatkezelés feltételeinek. Miszerint az előírásnak megfelelő minimálisan kötelező adattartalmat fel kell tüntetni, igazolnunk kell a dokumentum hitelességét (elektronikus aláírás és dátumbélyegző), másodpéldányt kell megőrizni (archiválás) és biztosítani kell az ellenőrzés lehetőségét (APEH XML formátum és az ehhez kapcsolódó nyomtatási kép).
Nagyon fontos az EDI szempontjából még az adattartalom. Mindenképpen különbséget kell tenni az ügyviteli rendszerből kinyert adattartalomban, ha mondjuk azt könyvelési céllal tesszük, vagy EDI rendszerben fogjuk felhasználni. Az EDI rendszerek sajátossága, hogy megkülönböztetnek kötelező és ajánlott adattartalmat. A kötelező adattartalom hiányában nem lehet szabványos elektronikus üzenetet készíteni, az ajánlott mezők használata pedig a felek kölcsönös megállapodásán alapul. Alapszabály, hogy minél több adat lesz az exportált fájlban, annál könnyebb lesz vele dolgozni. Ehhez lehetőség szerint kérjük ki szakember véleményét.
Az elektronikus adatcsere mindenképpen egy jó lehetőség cégünk versenyképességének javításához. Gyorsíthatja az ügyvitelt, egyszerűsítheti a könyvelést, megkönnyítheti a dokumentumok tárolását, bevezetésével jobb piaci pozíciót lehet elérni. Segíthet a takarékosságban is, hiszen a jelenlegi viszonylag olcsó hardverek használatával csökkenthetjük adminisztrációs költségeinket. Az elektronikus dokumentumokat nem kell kinyomtatni, lefűzni, raktározni – használatuk körülbelül 30 százalékkal olcsóbb a papíralapú dokumentumokénál.
Érdemes a téma további részleteiről egy szolgáltatónál tájékozódni, esetleg egyedi igények kidolgozására ajánlatot kérni. Ez a lehetőség a hazai piacon is elérhető és megfizethető szolgáltatás.
Nemes Tamás
A cikk szerzője az EDIsys Kft ügyvezető igazgatója, akinek e témáról szóló könyve hamarosan megjelenik.
