Előszó

Idén februárban debütáltak nemzetközi szinten a Microsoft Office 365 üzleti verziói, de a hazai premierre április 17-éig kellett várni. Az idei év az MS irodai programcsomagjai szempontjából mozgalmasnak mondható, hiszen januárban rajtolt el az otthoni felhasználóknak szánt Office 2013 – mely egy teljesen újfajta licencelési módot hozott magával, rendhagyó módon az otthoni szektorban – , és most a kkv-knak szánt megújult Office 365 is megérkezett. Azért fontos leszögezni, hogy új alapokon nyugvó termékről van szó, mert az Office 365 márkanév már majdnem kétéves, tehát nem igazán mondható újnak. Korábban egyébként szó volt róla itt az IT cafén is.

Régi név, új szoftver

Az Office-ok nagyjából 2-3 évente jelennek meg új fő verziószámmal, és míg a korábbi kkv-s verziók csak online Office-alkalmazásokat tartalmaztak, most úgy látta jónak a cég, hogy nemcsak a vállalati verziók kapják meg az offline telepítőket, hanem a kisvállalkozásoknak kínált csomagnak is a részévé teszik. Ebből két dolog következik:

• megnőtt a telepítéshez szükséges helyigény
• a felhőtechnológia az offline alkalmazásokban is jelen van, tehát egy hibrid termékről beszélünk

Office 15 néven hoz létre egy mappát a telepítés helyén, és majdnem 3 GB szabad helyet igényel

A legfontosabb tényező, hogy az Office 365 egy nagy frissítésen esett át, aminek köszönhetően megkapta az Office 13 valamennyi fontosabb vívmányát, mint például továbbfejlesztett Word, Excel stb. Úgy is mondhatnánk, hogy azért nem Office 13 vállalati verzió néven fut, mert (ahogyan az operációsrendszereknél volt régen) az irodai alkalmazások terén is el van választva a két kategória.

Érdekes számozás

Amint az látható, a program Office 15-ként hoz létre egy mappát a Program Files vagy a Program Files x86 könyvtárban, attól függően, hogy a 32 vagy a 64 bites verziót töltöttük le. Igen, szerencsére van belőle natív 64 bites verzió is.

Office 365 ProPlus a Windows 8 PRO OS-re installálva

Az első, még angol nyelvű Office 365 E3 verzió, amit kaptam kipróbálásra, még Windows 7 alatt Office 13 néven jelent meg a vezérlőpultban. A honosított verziónál viszont már Office 365 ProPlus lett a neve.

A Windows 8 kezdőképernyőjén jól látható, hogy a klasszikus Office-alkalmazások nevükben a 2013-as számot hordozzák

A telepítési idő egyébként 15-20 perc alsó hangon, még egy SSD-s rendszeren is, de ebben jelentős szerepe vannak annak is, hogy webinstalleres műveletről volt szó, azaz az aprócska keretprogram tölti le a szükséges összetevőket. Offline telepítőkészlet egyelőre nincs.

A Windows 8 és az Office 365

Az új Office-ok egyfajta ambivalens kettősségben szenvednek, de ez csak akkor látszik, ha Windows 8 operációs rendszerre telepítik fel őket. A korábbi rendszerek esetében még a Windows asztal volt az elsődleges – sőt az egyetlen – munkaterület, így a fókusz is ezen volt. A Windows 8 egy új felületet is hozott magával, amit az operációs rendszer fejlesztési szakaszának döntő hányadában Metrónak neveztek, majd később Modern UI-ra kereszteltek át, és azóta is így hívják.

Miközben az MS részéről az a kommunikáció, hogy mindenki váltson Windows 8-ra és használja, s miközben tisztán látszik, hogy a legmodernebb Office-ok igazán a Windows 8-ban tudnak kibontakozni –szalagmenü van már mindenütt stb. – , a megvalósítás mégsem teljesen tökéletes: kevés alkalmazásnak van ugyanis Modern UI-s változata.

A Lync és a OneNote rendelkeznek Modern UI-s felülettel is

Persze itt is felmerülhet az, hogy a kisvállalkozások – és úgy általában a vállalati felhasználók – nem feltétlenül szeretnének eltérni a jól megszokott és 15-17 éve berögződött munkamódszerüktől – a kkv-k egyelőre az Office 2007-es verzióját használják még most is leginkább, sőt még a 2003-asok is versenyben vannak masszívan. Vagyis a vállalkozások nem igazán nyitottak az újdonságokra, ennek ellenére a Modern UI az új Windows Server-verziókban sincs kikapcsolva.

A Lync Windows 7-en így néz ki

Az is tény viszont, hogy a vállalatok azok, akik a leglassabban reagálnak az új Windows-verziók megjelenésére, és ezért van az, hogy lassan váltanak Windows XP-ről vagy Windows Server 2003-ról – és ha igen, akkor sem Windows 8-ra, hanem az XP óta legnépszerűbbnek számító Windows 7-re vagy Windows Server 2008-ra.

Ennek szerteágazó okai vannak, de alapjaiban véve az anyagiakra vezethető vissza. A 25-35 év közötti munkaerő javarészt még a szalagmenü előtti időkben szerezte a képesítését–tehát az Office 2010 előtt –, a továbbképzés költséges és időigényes, ráadásul ameddig támogatott egy irodai csomag, addig új licencet sem feltétlenül szükséges vásárolni.

Outlook 2013 – csak asztali változat érhető el belőle

Ugyanez a tendencia figyelhető meg a Windows-üzletágban is. Ezt persze tudják a Microsoftnál is, és az is tény, hogy ettől még folyamatos az áttérés, csak kicsit lassú. Előbb vagy utóbb pedig a ribbon menüs Office-ok is átveszik a vezető pozíciót a 2007-től.

Azt is érdemes még megemlíteni, hogy a Modern UI-s alkalmazásokat – melyből mindössze kettő van – külön kell letölteni a Windows Store-ból. Onnantól kezdve pedig két verzió lesz a gépünkön: az asztali és az új felületű. A klasszikus Office-alkalmazások esetében – Word, Excel, PowerPoint, Access – csak hagyományos asztali változat van, és bár nyilván meg lehetett volna oldani, hogy ne csak így legyen, de én magam sem látnám sok értelmét. Ezek asztali alkalmazások, és kész. Az Outlook 2013-at nem említettem, mert szerintem abból jó lett volna egy a Windows 8-hoz fejlesztett speciális változat, mert a levelezésnek van ugyan a Windows 8-ban is egy külön Posta névre keresztelt, elég fapados alkalmazása, ám ha az ember MS Office-t használ, akkor jó lenne, ha nem kellene külön elindítani az asztali móddal rendelkező Outlook 2013-at, hanem élőcsempén tekinthesse meg a felhasználó, hogy például hány új levél érkezett. Az asztali alkalmazások egyébként nem helyeznek el parancsikont az asztalon, helyette a Windows 7 esetében a Start menüben, Windows 8 rendszeren pedig a kezdőképernyőn jelzik ezt. Windows 8-on körülményesebb az asztalra kihelyezni egy-egy ikont a kezdőképernyőről, mint a hetes verzió esetében, ezért inkább a helyi menü parancsikon létrehozása lehetőségét válasszuk.

Klasszikus Office-alkalmazások

Széleskörű formátumtámogatás

Vannak olyan vállalkozások is, akik már esetleg évek óta ingyenes megoldásokat használnak költségmegtakarítási okokból.

Office Open XML vagy OpenDocument formátumok?

Akik eddig az OpenOffice-ban vagy a LibreOffice-ban ismert OpenDocument formátumot használták, zökkenőmentesen válthatnak Office 365-re, sőt ha ragaszkodnak a megszokott fájlformátumhoz, választhatják azt is.

Word, Excel…

Bár a Word, az Excel és társai megmaradtak klasszikus asztali alkalmazásnak, újdonságok azért vannak. Az egyik legfontosabb, hogy felhőtechnológia mindegyiknél megtalálható.

Program fájltársításának beállítása

Amikor megvásároljuk a szoftver bérleti jogát, az hozzárendelődik meglévő Microsoft fiókunkhoz – ha nem rendelkezünk még ilyennel, akkor a vásárlási procedúra részeként létrejön –, és onnantól kezdve célszerűbb mindig ebbe bejelentkezve dolgoznunk. Halkan jegyzem meg, hogy itt a Windows 8-felhasználók már eleve előnyben vannak, hiszen az MS új rendszere a lokális fiók helyett már eleve távoli fiók használatra lett optimalizálva. Office esetében az indoka az, hogy minden mentés, nem csak lokálisan, hanem a felhőben is eltárolódik, lehetővé téve azt, hogy munkánkat ott folyatathassuk ahol abba hagytuk, legyen szó másik PC-ről, mobil eszközről vagy táblagépről.

Word

A feltöltést a minden alkalmazásba beleintegrált SkyDrive PRO végzi.

Word

Az Office-ban van lehetőség a Facebook, a Flickr, LinkedIn, Twitter, YouTube csatornák összekapcsolására, hogy azokat az Office-ból is elérhessük, tartalmakat oszthassunk meg.

Bérelhető Office

A Microsoft bevezette, hogy az Office-okat mostantól nem csak megvásárolni, de kedvezményes havidíjért bérelni is lehet. Magyarán: nem a termékért fizetünk, hanem a szolgáltatásért, aminek számos előnye van.

Egyfelől nem kell egyszerre hirtelen nagyobb összeget kifizetni, másfelől a verziószámugrás sem jár külön költségekkel ebben a konstrukcióban.

Háromféle előfizetés van: Professional Plus, Midsize, és Small Business Premium.

Idehaza a kisvállalkozások számára valószínűleg a Small Business Premium lesz a kedvelt, mert nincs minimumkorlát, a maximum pedig 25 felhasználós, és egy felhasználóhoz 5 gép tartozhat. Emellett a csomag része a SkyDrive PRO is, ami 25 GB tárhelyet is kínál.

A Professional Plus csomag majdnem ár/érték arány bajnok csomag, mivel egy Office 2013 Professional Plus egy az egyben, azzal az eltéréssel, hogy csak mennyiségilicenc-vásárlóknak érhető el havidíjas, előfizetéses rendszerben.

Bővebben a csomagokról:

Office 365 ProPlus

Az Office 365 ProPlus szolgáltatásként tartalmaz mindent, amit az Office kínálni tud – Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, InfoPath és Access –, egyszerre akár egy felhasználó öt gépén is. A felhasználók beállításai és dokumentumai velük vándorolnak a gépek között, így ugyanonnan tudják folytatni a munkát, ahol abbahagyták. Az informatikai osztályok szabadon konfigurálhatják az alkalmazást, akár együtt is futtathatják azt más Office-verziókkal.

Office 365 Midsize Business

Az Office 365 Midsize Business a 10-250 alkalmazottat foglalkoztató cégek számára lett megtervezve. A szolgáltatás az Office 365 ProPluson felül nagyvállalati szintű kapcsolattartási és csoportmunka megoldásokat tartalmaz: az Exchange Online-t, a Lync Online-t és a SharePoint Online-t, egy áramvonalasított adminisztrációs felülettel. Mindezek mellett része az Active Directory integráció, a webalapú rendszergazdai kezelőfelület és a telefonos támogatás is.

Office 365 Kisvállalati prémium

Az Office 365 Kisvállalati prémium előfizetés az 1-10 munkatárssal dolgozó cégek számára ideális. Az Office 365 ProPlusban is megtalálható alkalmazásokon túl az informatikai szakértelem nélkül is könnyedén kezelhető szolgáltatás üzleti szintű levelezést, megosztható naptárakat (Exchange Online), honlaphoz és dokumentummegosztáshoz kapcsolódó eszközöket (SharePoint Online) és HD videokonferencia lehetőséget (Lync Online) nyújt az ügyfeleknek.

Összegzés

Az Office 365 üzleti verziója a hazai kis és közepes vállalkozások számára is igen remek áron – havidíjas konstrukcióban – nyújt egy olyan szolgáltatást, amelyet a világ legnagyobb szoftvervállalata, a Microsoft fejleszt. A Microsoft Office fájlformátumai hosszú évek óta referenciának számítanak, ezért igen nagy az esély arra, hogy idegen dokumentumok kezelésekor is ilyennel találkozik a felhasználó – például hivatalok, intézmények is előszeretettel használják –, de szükséges esetén az OpenDocument fájlformátumokkal is elboldogul.

Az új verzió használata az eggyel korábbi verzióról, azaz az Office 2010-ről áttérő felhasználók számára valószínűleg nem jelenthet semmilyen bonyodalmat, hiszen ribbon menü már ott is volt, a változás csupán annyi, hogy ezt tovább okosították, és valamennyi szolgáltatásba integrálták a felhőtechnológiát.

Említettem, hogy idehaza jelenleg még a 2007-es verzió a legelterjedtebb a kkv-k körében. Nos, nekik is lassan ideje lesz elkezdeni áttérni, mert bár a szalagmenüt egy kis ideig valóban szokni és tanulni kell, az új Office 365 annyi kényelmi és biztonsági funkciót tartogat, hogy a ráfordított idő és pénz bármelyik vállalkozásnak bőven megtérülhet, hiszen ez inkább szolgáltatás, mint termék, az előfizetésben a későbbi verziókra vonatkozó ingyenes frissítési jog is benne foglaltatik.

Microsoft Office 365 ProPlus