Bár az automatizált és korszerű dokumentumkezelés zökkenőmentessé teszi az üzletet, nem árt odafigyelni a biztonságra sem. A Docflow rendszert már a tervezés során tesztelték.
Míg klasszikus dokumentummenedzsment-eszközök a dokumentumkezelés összetett folyamatából főként a bemenő ágra összpontosítanak, addig az akár az e-számlák digitális aláíráson keresztüli hitelesítésének menedzselésére is alkalmas DocFlow a másik oldalt, a gyorsabb és hibamentesebb outputot támogatja - válaszolta az itcafe érdeklődésére Bayer József, a terméket kifejlesztő Qualysoft Zrt. termékmenedzsere. Bayer elmondta, hogy az uniós támogatással (KMOP 1.1.4.) kifejlesztett rendszer ideális iratautomatizálási eszköz minden olyan munkahely számára, ahol elkülönített az adatgazdák, a felelős formalevél szerkesztők és a dokumentum megszemélyesített nyomtatását végzők köre, mint például egy bankfiókban vagy biztosítási szerződéskötő munkahelyek esetében.
A megoldás technológiájáról szólva elmondta, hogy a programban a designerek Eclipse-framework-alapúak, az alkalmazás többi része Enterprise Java technológiával készült. A DocFlow felületeihez keretrendszerként a Java Serves Faces szolgált -A fejlesztésnél a RUP módszertant alkalmaztuk, teszteléskor a követelményspecifikációkkal együtt gyakorlatilag az acceptance-tesztek is elkészültek. A core-funkciókat a designfázisban teszteltük, amihez a szükséges integrációs tesztek már az analízisfázist követően rendelkezésre álltak. Vagyis az egyes munkafázisok implementációját követően azok azonnal teszteltük. A fenti folyamat többek között a termék biztonságos működését is garantálja, ami az egyre veszélyesebb informatikai környezetben fontos szempont.
A Docflow kliens-szerver architektúrájú megoldás, ami azt jelenti, hogy az iratminták tervezése és a vezérlés PC-n, a dokumentumgenerálás szerveroldalon történik. Ennek legnagyobb előnye, hogy az iratok létrehozása nem a felhasználó PC-jét terheli, és sokkal nagyobb teljesítménnyel szolgálható ki, ami fontos szempont, ha egyszerre több tízezer dokumentumot generálunk le és küldünk ki. A kimenet lehet PDF, HTML vagy e-mail. Az adminisztrációs felület böngészőn keresztül férhetünk hozzá.
A szerep alapú jogosultság-kezelő rendszer lehetővé teszi, hogy a különböző szerepeket egyes dokumentum komponensekhez és vonatkozó funkciókhoz rendeljük. Így a szervezet jogi és marketing részlegei a számukra kínált komponensek karbantartására jogosultak. Az egyes szövegrészek módosításának, az adatforrás és külalak meghatározásának "jogosultság- szeparációja" kulcsfontosságú a hatékony dokumentum létrehozás (lean-documenting) folyamatában, amely külön kiterjed az ügyfélszolgálati munkahelyek egyedi iratgenerálási igényeire. Ezek manuálisan a hagyományos Word/Excel eszközökkel alig, vagy nagyon nehezen kontrollálhatók.
A megszemélyesített dokumentumok automatizált előállítása minden iparágban más és más követelményeket támasztanak. A Docflow-t flexibilis funkciókészlete számos területen teszi hatékonyan bevethetővé. A fejlesztés a flexibilitást, a jövőorientáltságot és a beágyazhatóságot egyaránt szem előtt tartotta. A Docflow a szervezeti folyamatokhoz kapcsolódóan keletkező iratok mintáinak központosított, a vállalati dokumentum- és tartalomkezelő rendszerekkel integrálható kezelését is lehetővé teszi.
A Qualysoft igény esetén tanácsadást és integrációs szolgáltatást is kínál, melyekre referenciával is rendelkezik, akár Lotus Notes-hoz is.
(Az írás a Qualysoft megbízásából készült)
