A találkozón Soltész Attila, az Informatika a Társadalomért Egyesület (Infotér) elnöke nyitóbeszédében rámutatott, hogy jelenleg hibrid korszakban élünk: hiába állnak rendelkezésre az elektronikus megoldások, a papírmentes iroda még korántsem valósult meg, annak ellenére sem, hogy az elektronikus ügyintézés sokkal gyorsabb, költséghatékonyabb megoldást jelent a vállalatok számára.
Több mint évi 60 tonna papírmegtakarítás
Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára rámutatott, hogy a „papírmentes hivatal” megvalósulásához a közigazgatásban szemléletváltásra van szükség, ugyanis az elektronikus folyamatok nem egyenlők a papíralapú folyamatok elektronikus lefordításával. Ugyanakkor több olyan példát hozott a hivatal gyakorlatából, ahol a teljes eljárást elektronizálták. Az egyik ilyen sikerprojekt az Elektronikus Mérlegbeszámoló Rendszer, mellyel a hivatal több mint évi 60 tonna papírt spórol meg – ez 150 millió Ft megtakarítást jelent – és 167 négyzetméter hasznos, irattárolásra használt terület szabadul fel. Előadásában arról is beszélt, hogy 2014. január 1-jétől az elektronikus szolgáltatások szélesebb körben elérhetők lesznek, az ügyintézések jelentős részét elektronikus úton is lehet majd bonyolítani, ami sokkal átláthatóbbá és egyszerűbbé teszi a folyamatokat az állampolgárok és a vállalkozások számára.
Elektronikus számla: informatikai vizsgálatra is számítani kell
Czöndör Szabolcs, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) főosztályvezetője elmondta, hogy az elektronikus számlákat ugyanúgy elfogadják, így a vállalatoknak nem kell tartaniuk az átállástól. Ugyanakkor felhívta a figyelmet arra, hogy az elektronikus számlázás esetén informatikai vizsgálatra is számítania kell a vállalatoknak. Ennek kapcsán az egyik leggyakoribb problémát a nem megfelelő archiválás jelenti. A vállalatoknak ugyanis gondoskodnia kell az e-számlák megőrzéséről, emellett biztosítaniuk kell a megfelelő védelmet, hozzáférést, előkereshetőséget és értelmezhetőséget is. Olyan esetben például, amikor a számla olvasásához egy speciális program szükséges, ezt a programot is a hatóság rendelkezésére kell bocsátani.
Mamuzsics Gábor, a NAV Közép-magyarországi Regionális Adó Főigazgatóságának osztályvezetője elmondta, hogy az Európai Bizottság alapvető célja, hogy megteremtse az egységes szabályozást az Európai Unión belül, és 2020-ra a számlák 20-30%-a már elektronikus számla legyen. Ezzel összhangban hazánkban 2013. január 1-jén új szabályozás lépett életbe, amely a korábbihoz képest egyszerűbb adminisztrációs szemléletet képvisel, emellett könnyített az e-számla tárolására és megőrzésére vonatkozó műszaki elvárásokon.
Hazavisszük a felelős szellemiséget
Varga László, a dokumentumkezeléssel foglalkozó, a rendezvényt szponzoráló DMS One operatív igazgatója az elektronizálás társadalmi dimenzióját is hangsúlyozta. Szerinte, ha valakinek a munkahelyén erős a CSR-szellemiség [társadalmi vagy vállalati felelősségvállalás – Corporate social responsibility], ő ezt a felelős gondolkodást „hazaviszi”, és otthon is környezettudatosabban fog cselekedni. Ennek jelentőségét néhány sokkoló adattal is alátámasztotta: egy vállalatnál jellemzően a másolatok 40-60%-a felesleges, míg egy nemzetközi kutatás (Gartner - HP) szerint egy átlagos internetező naponta 28 oldalt nyomtat ki.
Előadásában arra is rámutatott, hogy az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének egyik legnagyobb gátja, hogy a vállalatok félnek a tömeges digitalizáció miatti rengeteg plusz munkától. Varga László ugyanakkor elmondta, hogy ma már adottak a technikai feltételek ahhoz, hogy akár 100-120 kétoldalas lapot szkenneljünk be percenként.
A Papírmentes Napon Varga Ákos, az ABBYY szakértője az automatikus számlafeldolgozás folyamatáról beszélt, míg Csendes Balázs az IBM Magyarországi Kft. képviseletében a dokumentum-feldolgozás 5 lépcsőjét mutatta be. Molnár Ferenc, a NetLock szenior projektmenedzsere az elektronikus hitelesítés lehetőségeiről beszélt, többek között rámutatott, hogy az NFC technológiának köszönhetően hamarosan akár a mobiltelefonunkkal is hitelesíthetünk. A konferencia záró előadásában dr. Wégner Krisztina az Országos Hulladékgazdálkodási Ügynökségtől a szelektív hulladékgyűjtés fontosságáról, és a gazdálkodó szervezeteket érintő változásokról beszélt.
