Akárcsak a magánéletben, az üzleti kapcsolattartásban is kulcsszerepe van az e-mailnek, a fontos és kevésbé fontos történésekről egyaránt elektronikus levélben értesítjük egymást. Becslések szerint a világon naponta 170 milliárd e-mailt küldenek el a számítógép-használók, azaz másodpercenként kétmilliót. Néhányan azonban kezdik azt gondolni, hogy a levelezés elidegeníti egymástól az embereket, a munkatársakat a cégen belül, és valójában inkább akadálya, mint segítője a hatékony kommunikációnak.
Közéjük tartozik Jay Ellison, az amerikai U.S. Cellular mobilszolgáltató operatív igazgatója is. „Az e-mailek egy része fontos, más részük azonban csak kifogás, hogy az élő kommunikációt elkerüljük” – foglalta össze a véleményét az elektronikus levelezésről az AP hírügynökségnek. Két és fél éve Ellison átlagosan napi 200 e-mailt kapott, melyek többségét el sem olvasta. Nem kellett hozzá sok idő, hogy megelégelje a levéláradatot, és 5500 beosztottjának elküldje az alábbi utasítást.
„Bejelentem a pénteki e-mail tilalmat! [A hét e napján] mozduljatok ki és találkozzatok a munkatársaitokkal szemtől szembe! Vegyétek fel a telefont, és hívjátok fel egymást! Remélem, nem hallok majd felőletek, de az ajtóm nyitva áll előttetek” – írta. A körlevelet döbbenet fogadta. Kezdetben a dolgozók úgy engedelmeskedtek, hogy pénteken összegyűjtötték az e-maileket, és amint lehetett, szombaton azonnal el is küldték azokat.
Idővel azonban meghozta a gyümölcsét a levelezési tilalom. Például az egyik alkalmazott így megtudta, hogy az a munkatársa, akiről úgy hitte: az ország másik felében dolgozik, valójában ugyanabban az épületben, ugyanazon az emeleten ül a számítógép előtt. Egy másikuk, Tyler Caroll – akit e tekintetben nem beszédes keresztneve miatt addig a levelekben mindig mint férfit szólítottak meg – most meglepte kollégáit azzal, hogy valójában nő.
Félreérthető médium
A U. S. Cellular példája korántsem unikum: ma egyre több cégnél igyekeznek csökkenteni az elektronikus levelezés súlyát, ami repedéseket üthet korunk személytelen vállalati kommunikációjának eddig szilárdnak hitt hagyományába. Ennek része például, hogy ma a tömeges elbocsátásokat is e-mailekben jelentik be. „Ma az e-mailt gyakran csak eszköznek tekintjük ahhoz, hogy elbújjunk a problémák mögé ahelyett, hogy felállnák, és odamennénk a másik emberhez” – mondja Ellison.
A személytelenség mellett a másik ellenérv a kommunikáció e fajtájával szemben – és ezt tanulmányok is alátámasztják –, hogy igen gyakran félreértésekhez vezet. „Ez a médium természeténél fogva félreérthető, mert kevesebb információ megy át. A hangmagasság, a beszéd sebessége, a szóbeli közlés érzelmi töltete, mindez nincs ott” – magyarázza az írásbeli közlés nehézségeit Nicholas Epley, a Chicagói Egyetem viselkedéstudományi professzora.
