A hét végén a Dunántúli Napló tudósítására alapozva írtunk arról, hogy a Pécsi Tudományegyetemen egy olyan iratkezelési metódust alkalmaznak a papíralapú levelek digiztalizálása során, melynek egyes elemei esetleg adatvédelmileg aggályosak lehetnek. Az elmúlt napokban megkerestük mind a PTE, mind több magyar egyetem illetékeseit, hogy világosabbá tegyük a helyzetet, s kiderítsük, mennyi is igaz a hírekből.
Annyi bizonyos, hogy a magyar felsőoktatási intézmények is a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 335/2005. (XII. 29.) szóló kormányrendelet, illetve az ezt kiegészítő, az előzőt módosító, 239/2007. (IX. 12.) kormányrendelet alapján járnak el a papíralapú levelek digitalizálása során. Ám mivel ezek a rendeletek „meglehetősen differenciáltan” (idézet az ELTE főtitkárának leveléből) szabályozzák a kérdést, ezért az intézmények a helyi szervezeti és működési szabályzatban (SZMSZ) pontosítják a helyben követendő gyakorlatot.
Konkrét, részletekre kiterjedő választ csak a PTE-től kaptunk, az Eötvös Loránd Tudományegyetem főtitkára szűkszavúan reagált, s leveléből úgy tűnik, ennek az az oka, hogy ott még nem működik olyan kiterjedt rendszer, mint Pécsen: „Az összes bejövő és kimenő irat esetében ilyen eljárást [beszkennelést] az ELTE szabályzata nem ír elő, abban a körben, ahol a digitalizálás előírt, a technikai háttér kialakítása folyamatban van.”
Mint beszámoltunk róla, a pécsi egytemen idén januárban kezdték meg a rendszer fokozatos kialakítását. Lapunk kérdéseire Györffy Zoltán, a PTE szóvivője válaszolt e-mailben, aki az eredeti, a Dunántúli Naplóban megjelent cikk néhány állítását cáfolta, illetve helyesbítette. Leveléből kiderült, a kritikus küldeményekről, vagyis az egyetemi címre érkező levelek (melyek között lehetnek magántermészetűek is) kezeléséről a PTE SZMSZ 12. melléklete rendelkezik. Györffy határozottan kijelenti, hogy a PTE-n nem bontják és szkennelik az összes kimenő és beérkező levelet. Nem digitalizálják a klinikai betegdokumentációt, kivételnek számítanak a folyóiratok, könyvek s az egyéb nyomtatványok.
Az egyéb beérkező levelek esetében a metódus a következő: az egyetem dolgozói egy később indoklás nélkül visszavonható önkéntes nyilatkozatot írnak alá, melyben a szkenneléshez hozzájárulnak. Amennyiben nem adnak le ilyen nyilatkozatot, akkor az „s.k.” jelzéssel ellátottakat, illetve a névre szóló és „megállapíthatóan magánjellegű” leveleket nem bontják fel, azt a címzett a postázóban személyesen veheti át. Ha a levél tárgyával kapcsolatban kétség adódik, akkor azt magánjellegűnek kell tekinteni, s ha iktatási kötelezettség merül fel később ezekkel kapcsolatban, arról a címzettnek kell gondoskodnia saját szervezeti egységében.
A szóvivő tájékoztatása szerint a kimenő levelek iktatása a küldő szervezeti egységekben zajlik, s az Iratkezelő Központban (IKK) a kimenő leveleket nem bontják fel, nem szkennelik.
A forráscikkben említett számok pontatlanok Györffy Zoltán levele szerint: nem szkennelnek napi 110 ezer oldalnyi levelet: ennyi a hardver maximális kapacitása. (Hogy mennyit szkennelnek, erről a szóvivő nem nyilatkozott.) Az egyetem bélyegköltsége valóban 140-160 millió forint, ám nem havonta, hanem évente.
Elmélet és gyakorlat
A pontosításokra szükség volt, ám azért nem árt felhívni a figyelmet néhány tisztázatlan momentumra. Először is egy némileg helytelen indoklást kell helyre tenni. A szkennelés szükségességére rákérdező, az esetleg ezzel elégedetlen dolgozóknak azt mondják, hogy kormányrendelet írja ezt elő. Ám ez nem egészen így van: a kormányrendeletek lehetőséget adnak erre, ám általánosságban kötelezővé nem teszik – a levelek érkeztetését, iktatását stb. igen, digitalizálását nem. A digitalizálás természetesen érdeke lehet az intézményeknek, ám mint a pécsi példa is bizonyítja, a rendeletek általános megfogalmazásai és hiátusai miatt ennek menetét helyi szinten kell rendezni.
A PTE SZMSZ-e ugyan látszólag tisztázza a helyzetet, de csak látszólag. A beérkező névre szóló küldeményekről ugyanis az IKK alkalmazottja dönti el a boríték alapján, hogy magánjellegű-e, s ennek hatékonysága és pontossága megkérdőjelezhető: tisztább lenne egy olyan szabály, amely alapján az összes névre szóló levelet magánjellegűnek tekintenék. Lehet, hogy így is van, ám ezt csak helyi, gyakorlati tapasztalat alapján lehetne ellenőrizni.
Mint olvashattuk, a kimenő leveleket nem szkennelik. Ez az állítás azonban ellentétes a Dunántúli Naplónak beszámoló alkalmazott közlésével, valamint azzal is, hogy a rektor múlt heti nyilatkozata szerint a kimenő leveleket épp a szkennelés megkönnyítése érdekében nem szabad leragasztani.
Úgy tűnik – s az adatok utólagos helyesbítése is erre utal, mivel a Dunántúli Napló munkatársa hűen idézte Gábriel Róbert közléseit –, az újságírónak válaszoló rektor nem volt teljesen tisztában a helyzettel, s kissé elhamarkodottan nyilatkozott az ügyben.
