Komoly fejtörést okozhat a vállalatoknak az a helyzet, hogy az elektronikus leveleket egyre gyakrabban használják fel bírósági eljárásokban bizonyítékként, sőt bizonyos – a vállalatok gazdálkodásának átláthatóságát, illetve a bűnözők kiszűrését célzó – törvények elő is írják archiválásukat – írja Nick Mehta, a Symantec Corporation termékmenedzselési főigazgatója egy nemrég megjelent cikkében.

A fő gondot az jelenti, hogy a cégek hagyományosan szalagra mentik az e-maileket. Ezek kiválóan használhatók katasztrófa utáni helyreállításkor, amikor a teljes levelezést kell gyorsan újjáteremteni, azonban nem az információ visszakeresésére készültek, amikor is egy adott e-mailt és csatolmányait a kért információ összefüggései (dátum, feladó, címzett) és tartalma (kulcsszavak, a levél tárgysora vagy csatolmányok) alapján kell megtalálni. A rendezetlen e-mailek másik forrását az alkalmazottak által használt hordozható gépek jelentik, amelyeken nagyon könnyen megsérülhetnek az információk (például ha leejtik a gépet). Ezek esetében a visszakeresés az összes hordozható gépen levő valamennyi üzleti feljegyzés lemásolásából, majd ezek átkutatásából áll.

A szakértő úgy véli, mindezek tükrében három alapszabályt kell betartaniuk a vállalatoknak ahhoz, hogy elkerüljék a büntetést, amelyet azért kaphatnak, mert nem tudják a bíróság elé tárni e-mailjeiket.

1. Meg kell határozni, melyik e-mailt és mennyi időre kell megőriznie az alkalmazottak egyes csoportjainak. Ezt szakmai szabályzók és az ide vonatkozó törvények befolyásolhatják.
2. Olyan e-mail-archiváló rendszert kell létrehozni, amely az e-mail-rendszeren áthaladó összes üzenetet azonnal archiválja és indexeli, eredeti formájában (e-mail és csatolmány), egy megállapított megőrzési időtartamra központi tárban őrzi, s emellett biztosítja, hogy helytelen módon ne változtathassák meg vagy törölhessék azokat.
3. Olyan szoftveres rendszert kell telepíteni, amellyel a jogosult felülvizsgáló gyorsan fellelheti a peres ügyekben kért e-maileket.