Hasonlóan a kiadásokra érzékeny üzleti vállalkozások menedzsmentjéhez közigazgatási szervezetek vezetői is felismerték, hogy videokonferencia-rendszerek alkalmazásával jelentős utazási költségeket takaríthatnak meg. Sokan úgy vélik, érdemes európai országokban tartani a nemzetközi tanácskozásokat, a világ különböző részein működő intézetekkel rendelkező szerveztek menedzsereinek értekezleteit, így ugyanis el lehet kerülni az Egyesült Államokba való belépést megelőző hosszadalmas és kellemetlen azonosítási eljárást, nem is beszélve az alacsonyabb utazási költségekről. Távközlési szakemberek ugyanakkor felhívják a figyelmet egy olyan technikai lehetőségre, a videokonferenciák szervezésére, amely még kényelmesebb, még biztonságosabb és még olcsóbb alternatívája az üzletemberek, politikusok, köztisztviselők hivatalos utazásainak - derül ki a Financial Times cikkéből.
Arra, hogy ez ma már nem csupán a vállalatok vezetőinek tudatáig jutott el, jó példa a brit kormány nemzetközi fejlesztési hivatala (Department for International Development, DFID), amely videokonferencia-rendszereket használ a távoli helyeken, például Indonéziában, Afganisztánban, Kínában, afrikai országokban működő ügynökségeivel való kapcsolattartásra. A nyolcvan végponttal rendelkező hálózatnak köszönhetően - a jelentős anyagi erőforrások megtakarítása mellett - megszűnt az utazások miatti időveszteség, lehetővé vált a szervezéssel foglalkozó személyzet csökkentése, továbbá a jövés-menéssel járó csapások (közlekedési dugók, várakozás a reptereken, késések stb.) elmaradásával javult a munkatársak idegállapota. A legfőbb nehézséget az jelentette, hogy egyes ügynökségek olyan messzi tájakon működnek, hogy megfelelő távközlési kapcsolat híján szinte megoldhatatlan feladatnak bizonyult bekapcsolásuk a rendszerbe.
A hálózat kiépítése azzal kezdődött, hogy tanácsot kértek olyan vállalatoktól, intézményektől, köztük a Shell olajóriástól és a Világbanktól, amelyek világméretű szervezeti hálózatukban viszonylag régóta tartanak videokonferenciákat. Ennek alapján végül két technológiát próbáltak ki és vezettek be: a műholdas és a széles sávú vezetékes távközlési (ISDN) összeköttetésen alapuló átvitelt. A megoldások integrálásával és a jó minőségű (minél szakadozásmentesebb) szolgáltatással a Carillion Communicationst bízták meg - a vállalkozást pályázaton választották ki. Az ISDN-végpontokról bármely hasonló állomás feltárcsázható, míg a műholdas kapcsolathoz a nagy-britanniai központon mint elosztóállomáson (hub) keresztül vezetet az út. Az utóbbi időszakban egyre több vezetékes kapcsolatban lévő szervezetnél vezettek be internetprotokoll-alapú átviteli technológiát, ami azt jelenti, hogy ezek munkatársai ugyanolyan könnyen tudnak videokonferenciát szervezni egymással, mintha egy internetes webhelyre lépnének fel.
"Az értekezletek időpontjának egyeztetése, a tárgyalótermek lefoglalása szinte nagyobb fejtörést okoz ma már, mint a technikai rendszernek működtetése - mondja Peter Sweeney, a DFID informatikai infrastruktúráért felelős vezetője. - A videobeszélgetések hátterét adó szobákat minden ügynökségnél rendben tartják és igyekeznek feldíszíteni, hogy a vonal túlsó végén ülő partner ne szürke, unalmas környezetet lásson, és persze az sem mindegy mennyire látványosak a beszélgető előtti asztalra kipakolt illusztrációk, grafikon, táblázatok." A videokonferencia-rendszer kiépítési és fenntartási költségei kijönnek a közvetlen és a közvetett megtakarításokból - állítja a "hálózat gazdája". "Mielőtt bevezettük volna a videokonferenciákat, sokkal többet utaztak a munkatársaink, tovább tartott a döntéshozatal és kevesebb volt a vezetők, szakreferensek közötti szemtől szembeni találkozó" - hangsúlyozza Sweeney. A videokapcsolat segítségével sokkal több értekezletet tartanak és még az új alkalmazottak felvételét, meghallgatását is lebonyolíthatják a rendszeren keresztül. Különleges lehetőség, hogy a fiatalabb munkatársak, akik az üzleti utazásokban a költségek miatt nem vehetnek részt, a videokonferenciákra beülhetnek, találkozhatnak olyan messze dolgozó kollégáikkal, akikkel esetleg csak évek múlva ismerkednének meg, sokkal hamarabb közel kerülnek a tűzhöz, sokkal hamarabb részt vehetnek a döntések előkészítésében és meghozatalában, mint ha nem állna rendelkezésükre a videokonferencia-hálózat.
David Gillettnek, a DFID informatikai főnökének elmondása szerint a rendszer bevezetése előtt számításokat készítettek a beruházási költségek megtérüléséről. "Úgy becsültük, hogy a projekttel kapcsolatos kiadások két év alatt térülhetnek meg. Ezzel szemben a távkonferenciák másfél év alatt behozták az árukat." A DFID szervezeti egységeinél telepített videokonferencia-berendezések értéke néhány ezer dollártól nagyjából húszezerig terjed mérettől és funkciótól függően. "A műholdas összeköttetések, amelyeken keresztül az elektronikus levelezést, a számviteli információk cseréjét és más belső pénzügyi adatforgalmat is lebonyolítunk, egyenként néhány százezer dollárba kerülnek évente - magyarázza Gillett. - Ezt önmagában nehéz lenne megindokolni a videokonferenciák szervezésének szükségleteivel, azonban az utazási költségek terén elért megtakarítások, amelyek messze meghaladták a várakozásainkat, teljes mértékben kifizetődővé teszik ezeket a kiadásokat - teszi hozzá. - Naponta körülbelül hetven videokonferenciát tartunk, én magam is négyen vagy ötön veszek részt ezek közül."
Szerző: Komócsin Sándor (Napi Gazdaság)
(*) Az Irakban tevékenykedő brit titkosszolgálati erők is videoátviteli rendszert használnak jelentéseik továbbításához. Az általuk küldött nagy felbontású, jó minőségű képek jelentős segítséget adnak saját otthoni elemző csoportjaiknak, illetve a szövetséges amerikai szakszolgálatok szakértőinak a "frontvonalban" kialakult helyzet áttekintéséhez.
(*) A videokonferencia-rendszerek legfőbb szállítói a Polycom, a Sony Video Conferencing, a Teliris és a Tandberg. Ahogy a szolgáltatás az internet protokoll alkalmazásával egyre inkább elérhetővé válik "sima" PC-s rendszereken is, úgy zárkóznak fel melléjük más, kisebb vállalkozások. A videotovábbítás nem csupán utazások kiváltására használható - van olyan kiskereskedelmi lánc, amely így küldi el áruházaiba az azokban működő tévéken vetített friss reklámokat és ugyanezt a belső videohálózatot használja fel munkatársai távoktatására is.
