Habár az alább ismertetendő felmérés értelmezéséhez nem árt tudni, hogy a megbízó, a DMSONE Zrt. egy dokumentumkezelő rendszereket terjesztő vállalat magyar képviselője, így érdekelt e rendszerek értékesítésében, az eredmények ennek ellenére figyelemre méltóak.
A dokumentumkezelési gyakorlatot felmérő kutatás módszertanáról: a közép- és nagyvállalatokra vonatkozó adatok a GKIeNET 2012 április-májusában végzett számítógéppel támogatott telefonos kutatásából származnak. Az összesen 115 vállalat megkérdezésével készült felmérés eredményei a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű társas vállalkozásokra árbevétel-kategória szerint reprezentatívak.
A jelentés szerint a magyar közép- és nagyvállalatok mindössze egynegyede használ dokumentumkezelő rendszert, a beérkező dokumentumokat jellemzően még papír iktatókönyvben tartják nyilván, míg az iratok cégen belüli megosztását elsősorban fénymásolással és szkenneléssel oldják meg. A dokumentumok kezeléséből adódó leggyakoribb probléma az iratok elvesztése, mely a vállalatok közel egyötödénél fordult már elő.
A magyar közép- és nagyvállalatoknál hetente átlagosan 200 irat képződik, ennek ellenére a cégek többsége (62%-a) még jellemzően papír iktatókönyvben vagy táblázatkezelő programban (30%) tartja nyilván a beérkező dokumentumokat, sőt, még a „kockás füzet” használata is előfordul. A megkérdezettek jellemzően az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak.
Dokumentumkezelő rendszert mindössze a kutatásban részt vevő 115 vállalat egynegyede használ, és csupán további 17 százalék tervezi annak bevezetését. Ennél ugyanakkor sokkal több cégnél, a megkérdezettek egyharmadánál jelentkezik igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére. A hatékonyabb dokumentumkezeléstől egyébként a cégek elsősorban a folyamatok felgyorsítását, a határidők pontos kezelését várják, ugyanakkor a megnövekedett mennyiségű irat kezelésének egyszerűsítését is kiemelték. Érdekesség, hogy a dokumentumkezelés csökkenő költségeit mindössze 25 százalék jegyezte meg.
A dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya közel minden tizedik vállalatnál okozott már fejfájást. Az adatbiztonság még ennél is kényesebb terület: a cégek 18 százalékánál veszett már el és 13 százalékánál rongálódott meg irat.
